沒(méi)有挑選最適合企業(yè)軟件供應(yīng)商
購(gòu)買(mǎi)ERP軟件時(shí)，您需要選擇適合企業(yè)需求的軟件供應(yīng)商，這將從根本上決定軟件的安裝實(shí)施能否順利完成。成功安裝適合企業(yè)的軟件，能夠?yàn)槠髽I(yè)營(yíng)運(yùn)錦上添花;而那些無(wú)法滿足企業(yè)業(yè)務(wù)需求的軟件安裝，多以失敗告終。選擇軟件供應(yīng)商時(shí)最常見(jiàn)的錯(cuò)誤之一，就是選擇了不了解自己企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的ERP軟件供應(yīng)商。決策者們通常會(huì)被“大品牌”概念所誤導(dǎo)，認(rèn)為選擇大品牌的軟件即可收到較高的投資回報(bào)率(ROI)。然而，大多數(shù)大品牌軟件供應(yīng)商因?yàn)樯婕暗臉I(yè)務(wù)層面太過(guò)廣泛，而無(wú)法為特定行業(yè)提供專(zhuān)業(yè)化的行業(yè)知識(shí)。選擇ERP軟件時(shí)，要避免讓自己陷入這樣一種困境：需要給軟件合作伙伴做關(guān)于您業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)流程的普及教育。企業(yè)應(yīng)該選擇的是一個(gè)已經(jīng)對(duì)企業(yè)所屬行業(yè)具有深入了解的合作伙伴,這樣將達(dá)到事半功倍的效果，有助于更快地開(kāi)展業(yè)務(wù)、更好地?cái)U(kuò)大成本效益、更有效地使用ERP軟件解決方案。而大眾化軟件的中間代理商卻需要先學(xué)習(xí)了解您的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)流程，然后在大眾化標(biāo)準(zhǔn)軟件的基礎(chǔ)上給您做客戶(hù)定制來(lái)滿足您的獨(dú)特業(yè)務(wù)需求，最終會(huì)大大提高了您的成本開(kāi)銷(xiāo)。綜合而論，您需要選擇的是已使用行業(yè)最佳實(shí)踐方案的合作伙伴，而不是只能提供無(wú)行業(yè)針對(duì)性、大眾化業(yè)務(wù)流程處理方案的供應(yīng)商。挑選軟件供應(yīng)商時(shí)，還要盡量避免選擇不與時(shí)俱進(jìn)的供應(yīng)商。相反，您選擇的軟件供應(yīng)商應(yīng)該相當(dāng)了解您所屬的行業(yè)，并且深知行業(yè)的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)。您的軟件供應(yīng)商應(yīng)該非常熟悉新的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，能夠?qū)⑾嚓P(guān)的處理程序納入標(biāo)準(zhǔn)的ERP軟件解決方案中，以滿足類(lèi)似于RFID等的行業(yè)合規(guī)需求。此外，您要確保所選擇的ERP軟件供應(yīng)商提供的解決方案包含所有滿足企業(yè)獨(dú)特需求的必需模塊，如EDI、RFID和扣款管理模塊等。從一開(kāi)始挑選ERP軟件，您就必須計(jì)劃挑選一個(gè)值得長(zhǎng)期保持合作伙伴關(guān)系的ERP軟件合作商。這樣的合作商要能夠與您的企業(yè)攜手并進(jìn)，讓您可以持續(xù)拓展業(yè)務(wù)。同樣的，您挑選的軟件供應(yīng)商也應(yīng)該同樣懷抱著與您建立長(zhǎng)期合作伙伴關(guān)系的信念，這樣，它才能提供專(zhuān)業(yè)的商業(yè)解決方案和增值服務(wù)，比如反饋迅速的產(chǎn)品客戶(hù)支持、持續(xù)不斷的產(chǎn)品版本發(fā)布，以及提供如在線電子公告牌及客戶(hù)會(huì)議等不同形式的用戶(hù)論壇。
沒(méi)有意識(shí)到企業(yè)業(yè)務(wù)需求的獨(dú)特性
每個(gè)行業(yè)都有其行業(yè)獨(dú)特性。如果使用的軟件缺少行業(yè)特定功能，通常會(huì)導(dǎo)致ERP軟件安裝實(shí)施無(wú)法順利完成。通用的“大眾化”解決方案通常服務(wù)于許多不同的行業(yè)，但當(dāng)您希望它能配合您獨(dú)特的業(yè)務(wù)模式及公司內(nèi)部其他系統(tǒng)使用時(shí)，您不得不花費(fèi)大量的資金對(duì)它進(jìn)行許多個(gè)性化定制。另外，您可能會(huì)被此類(lèi)“大眾化”解決方案最初較低的軟件初裝費(fèi)和初始維護(hù)費(fèi)用所吸引，但值得注意的是，當(dāng)您真正開(kāi)始使用這類(lèi)軟件之后，您會(huì)發(fā)現(xiàn)軟件最終的實(shí)際運(yùn)營(yíng)成本遠(yuǎn)比預(yù)期成本高的多，這是因?yàn)槟坏貌恢Ц逗笃诟哳~的個(gè)性化定制費(fèi)用，以及因太多個(gè)性化定制而帶來(lái)的軟件升級(jí)費(fèi)用和日常維護(hù)費(fèi)用，同時(shí)，軟件的安裝實(shí)施周期也會(huì)因太多的定制而一再拖延，從而將大大降低并延遲您的總體投資回報(bào)率。挑選軟件時(shí)，一定要避免選擇那些阻礙企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的系統(tǒng)。相反地，您所選擇的解決方案應(yīng)該是為企業(yè)及所屬行業(yè)專(zhuān)門(mén)設(shè)計(jì)的，您的軟件供應(yīng)商應(yīng)該和您一樣對(duì)您所屬的行業(yè)了如指掌，這樣他才能更好地為您提供專(zhuān)業(yè)化建議及解決方案。挑選到適合企業(yè)的解決方案，將有助于企業(yè)在降低運(yùn)營(yíng)成本的同時(shí)，提升業(yè)務(wù)營(yíng)運(yùn)效率，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)盈利的最大化以及資本投資的高效回報(bào)率。愛(ài)普瑞斯曾經(jīng)服務(wù)過(guò)一家中型北美家具進(jìn)口商，該客戶(hù)尋找的ERP解決方案，必須對(duì)市場(chǎng)需求和采購(gòu)計(jì)劃具有準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)和規(guī)劃，除了可根據(jù)零售客戶(hù)要求調(diào)整可用庫(kù)存外，還需要跟蹤和管理來(lái)自海外的集裝箱和貨運(yùn)信息。這是典型的分銷(xiāo)業(yè)務(wù)需求，大多數(shù)大眾化ERP軟件需要進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)才能實(shí)現(xiàn)這些特定的功能。而愛(ài)普瑞斯長(zhǎng)期專(zhuān)注于研究分銷(xiāo)行業(yè)特性，系統(tǒng)內(nèi)已擁有了完整的需求規(guī)劃與采購(gòu)、商品進(jìn)出口管理模塊，能夠幫助客戶(hù)優(yōu)化業(yè)務(wù)處理流程，實(shí)現(xiàn)從需求規(guī)劃到倉(cāng)儲(chǔ)物流的整合化運(yùn)營(yíng)管理，確保提供實(shí)時(shí)信息的訪問(wèn)和讀取渠道。這正是客戶(hù)跟蹤和管理業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)所需要的。該客戶(hù)最近已經(jīng)將愛(ài)普瑞斯系統(tǒng)升級(jí)至最新版本，以使用其中的最新功能，包括有效完善提單和分揀需求的功能，以及自動(dòng)化的倉(cāng)庫(kù)分揀警報(bào)功能等。
不了解企業(yè)對(duì)ERP軟件的真正需求
在選擇解決方案前，必須花時(shí)間了解企業(yè)真正需要的是什么樣的軟件。首先，要決定需要的是全面整合的ERP系統(tǒng)，還是具有單項(xiàng)優(yōu)勢(shì)的軟件。這取決于希望解決什么樣的業(yè)務(wù)瓶頸及問(wèn)題，或是要通過(guò)軟件贏得什么樣的商業(yè)機(jī)遇及競(jìng)爭(zhēng)力，當(dāng)然，這同時(shí)也取決于企業(yè)的具體規(guī)模與部門(mén)結(jié)構(gòu)。例如，對(duì)一家中型規(guī)模的企業(yè)而言，采購(gòu)預(yù)算有限，企業(yè)內(nèi)部能提供的相應(yīng)資源也有限，那么很可能需要一套具有全面整合功能的ERP軟件系統(tǒng)，因?yàn)檫@類(lèi)軟件系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)在投入更低成本和更少資源的同時(shí)，大大簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)處理流程、高效提升生產(chǎn)力。同時(shí)，讓我們也來(lái)看看具備單項(xiàng)優(yōu)勢(shì)的軟件對(duì)企業(yè)意味著什么。要安裝及使用此類(lèi)軟件，需要掌握業(yè)務(wù)流程中每一套應(yīng)用程序的業(yè)務(wù)規(guī)則和數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)造。這是因?yàn)?，所有的?dú)立軟件要一致運(yùn)行，才能保證整個(gè)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)流程中的數(shù)據(jù)連貫一致且準(zhǔn)確無(wú)誤。然而，創(chuàng)建不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)對(duì)接，通常需要各個(gè)部門(mén)的大量協(xié)同作業(yè)，如果企業(yè)還沒(méi)有準(zhǔn)備好足夠的人力、物力和財(cái)力來(lái)應(yīng)對(duì)這一局面，那么一套全面整合的ERP軟件系統(tǒng)才是最佳選擇。在愛(ài)普瑞斯26年的發(fā)展歷程中，遇到過(guò)很多中型企業(yè)客戶(hù)，最初這些企業(yè)往往都已經(jīng)在使用一套獨(dú)立的軟件系統(tǒng)，如財(cái)務(wù)、倉(cāng)庫(kù)或銷(xiāo)售管理系統(tǒng)等，但隨著公司業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，功能單一的獨(dú)立系統(tǒng)無(wú)法滿足公司運(yùn)營(yíng)需要。這時(shí)候，大部分管理者希望對(duì)原有系統(tǒng)進(jìn)行“加固”，即增加另外一些獨(dú)立的系統(tǒng)以滿足眼前的需求。然而普遍的結(jié)果卻是，多個(gè)獨(dú)立系統(tǒng)的共存，不僅沒(méi)有為企業(yè)節(jié)省成本，反而成為管理的負(fù)擔(dān)。當(dāng)在使用多個(gè)獨(dú)立系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，要與多個(gè)不同供應(yīng)商周旋，在他們的客戶(hù)支持中找到最合適的解決方案，通常耗時(shí)耗力。而采用愛(ài)普瑞斯高度整合的ERP系統(tǒng)后，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)運(yùn)作自動(dòng)化，改善了對(duì)供應(yīng)鏈實(shí)時(shí)信息的掌控和管理，最終幫助客戶(hù)提高生產(chǎn)率和盈利水平一般說(shuō)來(lái)，一套全面整合的ERP解決方案的總體擁有成本(TCO)低于單項(xiàng)軟件。使用多個(gè)獨(dú)立的單項(xiàng)軟件，通常會(huì)大幅提高整體的用戶(hù)許可使用費(fèi)和安裝實(shí)施成本，更不用說(shuō)會(huì)降低整體運(yùn)營(yíng)效率。單項(xiàng)軟件也不能保證版本永不被快速發(fā)展的IT領(lǐng)域淘汰，而版本過(guò)時(shí)會(huì)導(dǎo)致日后更多的額外花費(fèi)。綜合而論，最適合中型企業(yè)的ERP軟件通常是全面整合的ERP軟件。當(dāng)然，這一整套解決方案必須能夠滿足公司絕大部分的主要業(yè)務(wù)需求，從而公司無(wú)須額外進(jìn)行單個(gè)功能定制。要找到這樣的解決方案，您只要選擇一位積累了豐富行業(yè)經(jīng)驗(yàn)的合作伙伴，這樣的合作伙伴會(huì)對(duì)您的行業(yè)特殊需求了如指掌，能提供給您充份滿足主要業(yè)務(wù)需求的軟件解決方案。
不重視ERP軟件的安裝實(shí)施
在ERP軟件安裝實(shí)施過(guò)程中常見(jiàn)的問(wèn)題之一是缺少為客戶(hù)專(zhuān)門(mén)配備的項(xiàng)目經(jīng)理。多數(shù)情況下，軟件成功安裝實(shí)施需要一位為客戶(hù)專(zhuān)門(mén)配備的項(xiàng)目經(jīng)理將自己80-90%的工作時(shí)間全部投入在該項(xiàng)目上，他的工作職責(zé)在于簡(jiǎn)化程序?qū)嵤?、控制事態(tài)發(fā)展。作為企業(yè)而言，之所以投入大量的資金與時(shí)間來(lái)安裝實(shí)施一套軟件系統(tǒng)，是希望能看到所有投入換來(lái)業(yè)務(wù)績(jī)效的明顯提升。一個(gè)對(duì)于企業(yè)而言如此龐大而有意義的項(xiàng)目，難道不值得為其專(zhuān)門(mén)配備一位項(xiàng)目經(jīng)理以保證整套系統(tǒng)實(shí)施安裝的順利完成嗎?!另外一個(gè)關(guān)于企業(yè)無(wú)法成功安裝實(shí)施軟件的常見(jiàn)原因是，軟件安裝缺乏公司高層的支持。在實(shí)施軟件的過(guò)程中，公司總裁或其他高級(jí)主管也應(yīng)參與其中。參與并不意味著需要他們主導(dǎo)項(xiàng)目的日常作業(yè)——這些是項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)所在，總裁或高級(jí)主管應(yīng)更多地參與項(xiàng)目進(jìn)程會(huì)議，與項(xiàng)目經(jīng)理共同探討軟件的安裝實(shí)施進(jìn)程。公司高層的鼎力支持可以使得軟件的安裝實(shí)施過(guò)程更加順利地進(jìn)行。除此之外，影響ERP軟件系統(tǒng)無(wú)法成功安裝實(shí)施的另一個(gè)常見(jiàn)錯(cuò)誤是，企業(yè)的業(yè)務(wù)職能部門(mén)不愿意接受或探究新的發(fā)展變化。如果企業(yè)樂(lè)于接受有利于改善其業(yè)務(wù)處理流程的新想法和新概念，這將對(duì)ERP軟件的成功安裝實(shí)施起到推波助瀾的作用，有助于企業(yè)長(zhǎng)期地從新系統(tǒng)中獲益。一個(gè)好的ERP軟件合作伙伴，不僅能為您提供一套助您實(shí)現(xiàn)主要業(yè)務(wù)目標(biāo)的軟件系統(tǒng)，而且能夠給您提供行業(yè)最佳實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的建議和引領(lǐng)，讓您更好地經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)。在軟件安裝實(shí)施完成時(shí)不對(duì)整套業(yè)務(wù)處理流程進(jìn)行整理歸檔，是又一個(gè)軟件實(shí)施的常見(jiàn)錯(cuò)誤。在實(shí)施過(guò)程中，為每一個(gè)部門(mén)把實(shí)施流程和業(yè)務(wù)處理流程進(jìn)行書(shū)面歸檔，這將有利于企業(yè)在軟件安裝實(shí)施的培訓(xùn)和過(guò)渡期間，能同時(shí)最大限度地開(kāi)發(fā)潛力、正常開(kāi)展日常業(yè)務(wù)。此外，在實(shí)施過(guò)程中，如果有人員離職或公司內(nèi)部職位變更，手頭的書(shū)面文檔即可作為培訓(xùn)材料，接任者可以憑借此類(lèi)文檔很快熟悉工作職責(zé)，更有效地完成工作。另外，不要以為單靠軟件供應(yīng)商在軟件安裝初期對(duì)員工的培訓(xùn)就能滿足員工日后的日常工作需求，這個(gè)錯(cuò)誤觀念同樣會(huì)導(dǎo)致ERP軟件安裝運(yùn)行的失敗。在軟件安裝實(shí)施后，員工仍需要繼續(xù)接受培訓(xùn)，書(shū)面文檔也可用作輔助性培訓(xùn)材料。一旦新系統(tǒng)上線，持續(xù)跟進(jìn)地對(duì)企業(yè)內(nèi)操作軟件的員工進(jìn)行培訓(xùn)是很重要的，每次培訓(xùn)時(shí)間可以間隔4個(gè)月、6個(gè)月或8個(gè)月。通過(guò)這樣的培訓(xùn)，企業(yè)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)某些在軟件初裝時(shí)中可有可無(wú)的應(yīng)用程序，在企業(yè)日益發(fā)展的業(yè)務(wù)需求面前，顯得越來(lái)越重要。全面周全的軟件測(cè)試是ERP
軟件安裝實(shí)施過(guò)程中容易被疏忽的一個(gè)重要步驟。在軟件上線前，讓公司內(nèi)各個(gè)部門(mén)的軟件用戶(hù)通過(guò)真實(shí)數(shù)據(jù)對(duì)所有應(yīng)用程序進(jìn)行軟件測(cè)試是很必要的，這樣才能找出業(yè)務(wù)處理流程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題以及雙方對(duì)企業(yè)需求和解決方案的誤解。及時(shí)在軟件上線前的測(cè)試過(guò)程中將這類(lèi)問(wèn)題找出來(lái)，軟件供應(yīng)商就能夠通過(guò)做簡(jiǎn)單的程序更改將問(wèn)題解決。為了將問(wèn)題的發(fā)生幾率降至最低，并且讓新ERP系統(tǒng)發(fā)揮出對(duì)企業(yè)的最大貢獻(xiàn)，在正式投入使用軟件前，全面細(xì)致地測(cè)試您的所有數(shù)據(jù)、程序和處理流程是至關(guān)重要的。
沒(méi)有從企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展挑選ERP軟件
選擇ERP軟件時(shí)，要理清楚成本投入與期望產(chǎn)出值之間的關(guān)系——永遠(yuǎn)記得，軟件投資是為了改善和提升業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)狀況。因此，大量資金成本的投入是必不可少的，但關(guān)鍵還在于選對(duì)合適的ERP軟件和合作伙伴。只有這樣，您的軟件安裝實(shí)施才能快速高效，并且在安裝實(shí)施后給您帶來(lái)更高的投資回報(bào)率(ROI)和更低的總體擁有成本(TCO)。當(dāng)然，無(wú)論是在生活還是工作中，人們都希望買(mǎi)東西時(shí)花出去的成本是最低的，都喜歡討價(jià)還價(jià)。然而，對(duì)于ERP軟件，成本較低的解決方案往往意味著后期更高金額資本的投入。因此，在對(duì)比多家軟件報(bào)價(jià)時(shí)，如果您發(fā)現(xiàn)有一家軟件供應(yīng)商的報(bào)價(jià)遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他家，請(qǐng)考慮清楚天上會(huì)有餡兒餅掉嗎。這樣的軟件供應(yīng)商通常無(wú)法提供與其他候選供應(yīng)商功能收益相當(dāng)?shù)能浖到y(tǒng)。選擇這樣的軟件系統(tǒng)，您會(huì)發(fā)現(xiàn)在軟件安裝實(shí)施后，卻沒(méi)有最基本的應(yīng)用工具來(lái)幫助您管理開(kāi)展日常業(yè)務(wù)。此外，還有一些高折扣的軟件系統(tǒng)提供的解決方案缺乏靈活性，很難幫助您滿足客戶(hù)和業(yè)務(wù)的獨(dú)特需求。如果選擇此類(lèi)軟件供應(yīng)商，日后您可能要花費(fèi)大量的額外資金，比如用于軟件升級(jí)乃至?xí)r間不久就替換整套系統(tǒng)，來(lái)滿足您靈活的業(yè)務(wù)需求。最終，您會(huì)發(fā)現(xiàn)這樣的軟件投資成本反倒被大大增加了。比較供應(yīng)商成本時(shí)，請(qǐng)相信您的直覺(jué)和良好的商業(yè)判斷力。選擇能夠幫助您運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)的應(yīng)用程序，助您實(shí)現(xiàn)企業(yè)的主要戰(zhàn)略目標(biāo)?？刂祁A(yù)算固然重要，但要了解清楚軟件投資后的發(fā)展前景以及您的投資回報(bào)比。倉(cāng)促地選擇成本最低的ERP軟件或解決方案，可能會(huì)帶來(lái)日后隱性成本的增加，延誤削減了您的業(yè)務(wù)投資回報(bào)率(ROI)。